Τα πλεονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας

Το λέμε ή το γράφουμε;

Το να λέγεται κάτι δύο και τρεις φορές (ίσως και δέκα…) μέχρι να γίνει, το να λέγεται στο αρμόδιο άτομο και ταυτόχρονα και σε δυο – τρεις αναρμόδιους μήπως και έχουμε περισσότερες πιθανότητες να γίνει και το να μην ξέρουμε σε ποιον να απευθυνθούμε για κάτι, αποτελούν καταστάσεις καθημερινές στη συνήθη εταιρεία. Καταστάσεις που πετσοκόβουν το εισόδημά της αφού δαπανάται πολλή περισσότερη ώρα και προσωπικό για να γίνει κάτι, τη στιγμή που θα αρκούσε πολύ λιγότερος χρόνος αν υπήρχε η κατάλληλη οργάνωση. Κι αν λάβουμε υπ’ όψη μας το νόμο του management που λέει ότι η ταχύτητα ροής των πληροφοριών και των μηνυμάτων (πάντα προς το σωστό άτομο και με το σωστό τρόπο) καθορίζει την ισχύ και τη δυναμική της εταιρείας μας, μάλλον πρέπει να δούμε λίγο στα σοβαρά το θέμα οργάνωση. Πρώτα απ΄ όλα πρέπει να ξεκινήσουμε εφαρμόζοντας ένα γραπτό σύστημα επικοινωνιών.

Γιατί γραπτή επικοινωνία;

1. Θέλεις να πεις σε κάποιον εργαζόμενο κάτι. Πηγαίνεις στο γραφείο του αλλά είναι απασχολημένος με κάποιον πελάτη. Από ευγένεια δεν τον διακόπτεις, φεύγεις και κρατάς το μήνυμα στη σκέψη σου να σε βαραίνει με την ελπίδα να τον βρεις κάποια στιγμή αργότερα. Αργότερα, πράγματι τον βλέπεις να περνάει δίπλα σου αλλά εκείνη τη στιγμή εσύ δεν μπορείς να μιλήσεις γιατί έχεις ένα επείγον τηλεφώνημα. Τώρα καταλήγεις με μια επικοινωνία που δεν έχει προωθηθεί και που την κουβαλάς στη σκέψη σου. Η αίσθηση του ότι δεν έχουμε χρόνο προκύπτει κυρίως από δουλειές που είχαμε να κάνουμε και δεν τις κάναμε, από πράγματα που έπρεπε να πούμε και δεν τα είπαμε κι από από απαντήσεις που έπρεπε να δώσουμε και δεν τις δώσαμε. Όταν κουβαλάμε στη σκέψη μας ανοιχτές δουλειές τότε έχουμε την αίσθηση ότι πνιγόμαστε κι ότι δεν έχουμε ελεύθερο χρόνο.Όμως με το σύστημα γραπτών επικοινωνιών όλα αλλάζουν.

2. Όταν πεις κάτι προφορικά είναι πολύ πιθανόν να ξεχαστεί. Τα γραπτά μένουν.

3. Η προφορική επικοινωνία παρερμηνεύεται από τον αποδέκτη της, συνήθως επειδή αποτυπώθηκε λάθος ή δεν κατανοήθηκε. Άλλες φορές, μπορεί ο αποδέκτης να ισχυριστεί ότι άκουσε κάτι άλλο, μόνο και μόνο για να καλύψει κάποια δική του μη – συμμόρφωση ή “γκάφα”. Η γραπτή όμως επικοινωνία είναι εκεί. Ξέρεις τι έγραψες – ξέρει τι διάβασε. Και μπορεί να το μάθει κι όποιος άλλος χρειάζεται.

4. Θα υπέθετε κανείς ότι χάριν των παραπάνω πλεονεκτημάτων θυσιάζουμε λίγο την ταχύτητα και τη σβελτάδα της προφορικής επικοινωνίας. Έστω κι αν αυτό ήταν αλήθεια, θα άξιζε. Όμως, όλως παραδόξως η γραπτή επικοινωνία είναι και πιο γρήγορη. Να γιατί: όταν θέλουμε να πούμε κάτι σε κάποιον συνάδελφο συνήθως δεν περιοριζόμαστε σ’ αυτό που πρέπει να ειπωθεί. Δε λέμε συνήθως αυτό που πρέπει με το συντομότερο τρόπο. Κι αν εμείς το πούμε σύντομα, δεχόμαστε συχνά περιττές ερωτήσεις που πρέπει ν’ απαντήσουμε. Τη μια φορά κάποιο αστείο μπαίνει στη μέση, την άλλη μπλέκουμε σε περιττές εξηγήσεις και ανούσιες ερωταποκρίσεις… και πάει λέγοντας. Αυτό δεν είναι κακό απαραίτητα, αν συμβαίνει εν γνώσει μας, αλλά είναι κακό αν παρασυρόμαστε εν αγνοία μας και χωρίς να το επιθυμούμε.

Λοιπόν, οι γραπτές και σαφείς επικοινωνίες καθώς και μια ακριβής περιγραφή πόστων για να ξέρουμε που απευθυνόμαστε, είναι το κλειδί της καλής λειτουργίας. Δοκιμάστε το!